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Que vous propose la permanence téléphonique personnalisée ?
  • Attribution d'un numéro de téléphone privé
  • Accueil spécialisé et personnalisé par votre nom ou le nom de votre cabinet
  • Filtrage des appels
  • Retransmission des messages en temps réel par mail ou par un autre moyen à votre convenance (SMS, appel)
  • Prise en compte et respect de vos consignes spécifiques
Mais aussi ...
  • Gestion de votre agenda avec prise de rendez-vous
  • Accès confidentiel à votre agenda
  • Confirmation de la date et l'heure du rendez-vous aux clients / patients.
Comment utiliser le service ?

Vous pouvez solliciter la permanence téléphonique ALMA BUREAUX SERVICES à votre convenance quotidiennement ou ponctuellement, sur un jour, un mois ou plus, durant vos congés ou ceux de votre assistante…

En transférant votre ligne personnelle ou professionnelle sur le numéro que nous vous avons attribué grâce au « Transfert d'appel ».

Quels sont nos horaires d'ouverture ?

De 8h à 20h du lundi au vendredi et de 8h à 13h le samedi.
Sauf essai gratuit et offre nouvelle installation : de 9h à 18h du lundi au vendredi.

Puis-je utiliser le service d'une façon occasionnelle pour une courte durée ?

Alma bureaux services vous propose un service de Permanence Téléphonique Ponctuelle en Courte Durée ou Longue Durée.

Nous pouvons prendre en charge vos appels quelques heures par jour, 1 journée, 1 semaine, 1 mois ou plus.

Comment souscrire à nos services ?

Essai gratuit : 7 jours hors vacances scolaires.

Pour l’essai gratuit, dans les 24h suivant la réception d’un document approuvant la prise en charge par nos soins de votre agenda et des appels téléphoniques de vos patients, nous activons votre ligne téléphonique.

Formule payante : Dans les 24 heures suivant la réception du contrat dûment signé accompagné des conditions particulières et du règlement de la caution, nous activons votre ligne téléphonique et votre agenda.

Le passage de l’essai gratuit à la formule payante se concrétisera également par la signature d’un contrat accompagné des conditions particulières et du règlement de la caution.

Comment s'effectue la mise en route de la ligne ?

Nous prenons directement contact avec vous afin de vous attribuer un numéro de téléphone et de compléter les informations transmises préalablement avec le contrat pour établir votre dossier client et nous permettre de recevoir vos consignes.

De quel type de numéro s'agit-il ?

Il s'agit d'un numéro commençant par 01.02.03………suivant votre région, permettant une sélection directe de votre appel via notre logiciel.

Ce numéro est utilisable soit en transfert depuis votre ligne souscrite auprès de votre opérateur téléphonique (uniquement pour les 01) Soit en l'utilisant en direct, vous transmettez directement le numéro attribué par Alma bureaux services à vos appelants (quelque soit le préfixe 01.02.03.04.05).

Qui répond à mes appels ?

Notre petite équipe de télésecrétaires médicales sont choisies pour leurs compétences, leur sens de l'accueil, leur dynamisme et leur efficacité.

Dans quel délai les appels sont-ils décrochés ?

100% des appels reçus sont décrochés avant la 3ème sonnerie.

Comment suis-je averti de mes appels hors rendez-vous ?

Vous êtes averti de vos appels en temps réel, en cas de transmission de message, par une mention sur votre agenda interactif ou contact téléphonique selon le choix que vous aurez fait.

Comment donner de nouvelles consignes/ instructions ?

A l'ouverture de la ligne :

Vous nous indiquez :

  • Vos phrases d'accueil, vos instructions en matière de renseignements à demander et de pièces à fournir (nom, tel, mail, etc..)
  • Pour la gestion de votre agenda : la durée de vos rendez vous et les jours de rendez vous. Vous pouvez intervenir directement sur votre agenda pour préciser les jours de rendez vous, les plages horaires, etc….

A tout moment en cours de contrat :par téléphone avec confirmation par mail, ou par mention sur votre agenda interactif.

Comment s'organise la gestion de mon agenda ?

Nous répondons aux appels de votre cabinet ou de votre société et gérons automatiquement votre agenda grâce à notre système de gestion interactive des appels permettant que chaque rendez-vous pris par nous ou par vous-même soit instantanément synchronisé.

J'ai très peu d'appels. Puis-je utiliser vos services ?

Oui, grâce à la facturation à l’appel, vous payez uniquement suivant le nombre d’appels reçus et bénéficier :
- Du même accueil téléphonique de nos télésecrétaires professionnelles.
- Même qualité de service et mêmes prestations.
- Mais à tout petit prix.

J'utilise un téléphone portable et une boîte vocale. Ai-je vraiment besoin de vos services ?

Vous êtes constamment dérangé sur votre téléphone portable et vous devez rappeler les patients entre deux rendez vous.

L'accueil professionnel de nos télésecrétaires est bien plus chaleureux qu'un répondeur machinal, qui peut intimider certains patients et vous fait gagner du temps.

Comment transférer et reprendre ma ligne ?

Le transfert de votre ligne téléphonique est simple et rapide. Cependant pensez à consulter votre opérateur.

Qu'en est-il du paiement ?

Un dépôt de garantie sera demandé en fonction du nombre d'appel prévisionnel.

Une facturation mensuelle sera établie en fin de mois, en fonction du nombre d’appels reçus et du tarif souscrit. Cette facture devra être réglée à réception.

Suis-je engagé dans la durée ?

Suivant le contrat choisi : soit sans engagement, soit mensuel, soit trimestriel.

Nous avons un cabinet à deux médecins : vaut-il mieux faire appel à vos services ou prendre une secrétaire ?

Cela vous évite de subir le coût d’un secrétariat à temps plein ou temps partiel (salaires, charges sociales, congés payés, etc…).

Vous pouvez très avantageusement utiliser nos services de permanence téléphonique avec gestion d’agenda en maîtrisant le coût.