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Que vous propose la permanence téléphonique personnalisée ?
  • Attribution d'un numéro de téléphone privé
  • Accueil spécialisé et personnalisé par votre nom ou le nom de votre cabinet
  • Filtrage des appels
  • Retransmission des messages en temps réel par mail ou par un autre moyen à votre convenance (SMS, appel)
  • Prise en compte et respect de vos consignes spécifiques
Mais aussi ...
  • Gestion de votre agenda avec prise de rendez-vous
  • Accès confidentiel à votre agenda
  • Confirmation de la date et l'heure du rendez-vous aux clients / patients.
Comment utiliser le service ?

Vous pouvez solliciter la permanence téléphonique ALMA BUREAUX SERVICES à votre convenance quotidiennement ou ponctuellement, sur un jour, un mois ou plus, durant vos congés ou ceux de votre assistante…

En transférant votre ligne personnelle ou professionnelle sur le numéro que nous vous avons attribué grâce au « Transfert d'appel ».

Quels sont nos horaires d'ouverture ?

De 8h à 20h du lundi au vendredi et de 8h à 13h le samedi.
Sauf essai gratuit et offre nouvelle installation : de 9h à 18h du lundi au vendredi.

Puis-je utiliser le service d'une façon occasionnelle pour une courte durée ?

Alma bureaux services vous propose un service de Permanence Téléphonique Ponctuelle en Courte Durée ou Longue Durée.

Nous pouvons prendre en charge vos appels quelques heures par jour, 1 journée, 1 semaine, 1 mois ou plus.

Comment souscrire à nos services ?

Essai gratuit : 7 jours hors vacances scolaires.

Pour l’essai gratuit, dans les 24h suivant la réception d’un document approuvant la prise en charge par nos soins de votre agenda et des appels téléphoniques de vos patients, nous activons votre ligne téléphonique.

Formule payante : Dans les 24 heures suivant la réception du contrat dûment signé accompagné des conditions particulières et du règlement de la caution, nous activons votre ligne téléphonique et votre agenda.

Le passage de l’essai gratuit à la formule payante se concrétisera également par la signature d’un contrat accompagné des conditions particulières et du règlement de la caution.

Comment s'effectue la mise en route de la ligne ?

Nous prenons directement contact avec vous afin de vous attribuer un numéro de téléphone et de compléter les informations transmises préalablement avec le contrat pour établir votre dossier client et nous permettre de recevoir vos consignes.

De quel type de numéro s'agit-il ?

Il s'agit d'un numéro commençant par 01.02.03………suivant votre région, permettant une sélection directe de votre appel via notre logiciel.

Ce numéro est utilisable soit en transfert depuis votre ligne souscrite auprès de votre opérateur téléphonique (uniquement pour les 01) Soit en l'utilisant en direct, vous transmettez directement le numéro attribué par Alma bureaux services à vos appelants (quelque soit le préfixe 01.02.03.04.05).

Comment fonctionne la plateforme de prise de rendez-vous en ligne ?

Nous utilisons la plateforme XXXX pour la prise de rendez-vous sur internet. Nous nous occupons de tout de la partie technique de mise en place. Nous vous inscrivons automatiquement dès que cette option est choisie.

Vous n’avez rien à faire, uniquement nous communiquer vos coordonnées et tout élément que vous voudriez voir apparaître sur votre fiche sur internet : nom(s) adresse, téléphone, mobile, mail, site web, résumé de votre activité, de votre spécialité médicale ou chirurgicale. Vous devez également nous communiquer les créneaux de rendez-vous désirés, ainsi que les différents rendez-vous possibles (spécialités, types de consultations, type de patients (enfants, adultes, etc…)). Vous pouvez également choisir de ne pas permettre la prise de rendez-vous en ligne pour les nouveaux patients et seulement la mettre à disposition de vos patients.

Comment le patient prend rendez-vous en ligne ?

Le fonctionnement pour la prise de rendez-vous pour votre patient est simple : Il suffit qu’il se rende sur le site prendre-mon-rdv.com qu’il fasse une recherche avec votre nom. Une fois sur votre fiche, il lui suffit de sélectionner le jour et l’heure et réserver le rendez-vous. Le patient indique son nom prénom, sexe, date de naissance pour connaître l’âge, ainsi que son mail et son téléphone fixe et mobile, pour qu’il puisse recevoir les rappels automatiques par SMS ou par mail.

De plus il peut calculer son itinéraire et temps de trajet depuis le site pour ne pas arriver en retard. Et pour qu’il n’oublie pas son RDV, il recevra automatiquement par mail et SMS la confirmation de son RDV et un rappel par SMS 24h ou 48 h avant selon votre convenance (vous pouvez choisir le nombre de rappels et le laps de temps du rappel). En cas de soucis ou contretemps, le patient peut annuler le rendez-vous ou le modifier, pour choisir une autre date ou horaire disponible dans vos créneaux de consultations médicales. Dès que le patient annule ou déplace son RDV, l’ancien se libère automatiquement pour un autre patient.

Quelles informations puis-je afficher sur ma fiche internet ?

Vous pouvez afficher

  • Une photo de vous ou de votre cabinet médical (logo ou autre image)
  • Votre adresse exacte avec un plan précis et la possibilité de calculer l’itinéraire pour le patient pour voir la proximité géographique du cabinet.
  • Le numéro de téléphone de votre télé secrétariat médical.
  • Les horaires d’ouverture de votre cabinet.
  • L’adresse de votre site internet
  • Les créneaux horaires de vos rendez-vous en ligne pour que le patient puisse choisir celui qui lui convient le mieux et prendre rendez-vous rapidement.
  • Un résumé indiquant les jours de consultation ou de fermeture du cabinet et/ou tout autre message que vous voudriez indiquer à votre patientèle, avant la prise de rendez-vous.
  • Un descriptif (optionnel) de votre activité, des différents soins ou consultations proposés avec la possibilité, si vous le désirez, d’indiquer le prix des consultations, si vous êtes conventionné ou pas, la prise en charge ou non par les mutuelles, les moyens de paiement acceptés...
Comment personnaliser mes rendez-vous en ligne ?

Des RVD 100% personnalisable : L’avantage de notre offre et ce qui nous différencie c’est que vous pouvez personnaliser totalement vos rendez-vous afin qu’ils s’adaptent exactement à vos souhaits et à la particularité de votre exercice médical.

Vous pouvez personnaliser :

  • vos plages horaires de consultation (montrer la totalité de votre planning ou seulement un créneau de RDV).
  • proposer différents choix de RDV à vos patients, pour connaître exactement la demande du patient ou le type de consultation demandée (par exemple : première consultation, urgence, consultation pour enfants, médecine générale, aide au sevrage tabagique et pour le dentistes, détartrage ou douleur… et bien d’autres. Vous pouvez indiquer et personnaliser toutes les intitulés de vos consultations.
  • ne pas prendre de premier rendez-vous et ne donner la possibilité des rendez-vous en ligne qu’à votre patientèle.
  • rendre public ou privée les prises de rendez-vous en ligne.
Puis-je inclure la prise de rendez-vous sur mon site internet ?

Oui, bien sûr. Il suffit sue vous intégrer sur votre site un bouton ou un e-frame (dont nous vous envoyons le code informatique pour intégration par vous ou votre webmaster). Vos patients peuvent prendre ainsi rendez-vous en ligne sur votre site internet sans passer par une plateforme de prise de rendez-vous externe.

Les rendez-vous en ligne sont inclus dans mon agenda ?

Oui, le rendez-vous pris en ligne s’inscrit automatiquement dans votre agenda interactif consultable à tout moment et sur tout support (ordinateur, téléphone mobile - Smartphone, tablette).

Selon votre choix, vous pourrez également être averti par SMS ou mail du nouvel RDV. Vous pouvez aussi l’annuler, si besoin, et le patient recevra un SMS d’annulation ou vous pouvez demander à votre télé secrétaire de le rappeler pour modifier le rendez-vous en cas de contretemps ou urgence de votre part.

Comment mettre en place le rappel des RDV par SMS ?

Rien de plus simple. Il suffit de nous indiquer que vous désirez cette option. Sur une partie des rendez-vous ou sur la totalité des rendez-vous (même ceux inscrits par vous dans l’agenda). Le nombre de rappels désirés et le laps de temps des rappels par rapport à la date et l’heure du rendez-vous (24h, 48h ou autre…). Nous vous proposons des textes type de rappel de RDV que vous pouvez personnaliser à souhait.

Quelles sont les différentes solutions de référencement proposées ?
  • Création d’une fiche publique sur notre plateforme de prise de RVD en ligne et de son annuaire (même en rendant la prise de rendez-vous privée)
  • Création d’un mini-site internet avec prise de RDV en ligne
  • Création d’une page Google My Business
  • Référencement et présence sur Google Maps via Google My Business
  • Création d’un site Google
  • Création d’un nom de domaine personnalisé à votre nom ou votre cabinet ville , si celui-ci est disponible
Qui répond à mes appels ?

Notre petite équipe de télésecrétaires médicales sont choisies pour leurs compétences, leur sens de l'accueil, leur dynamisme et leur efficacité.

Dans quel délai les appels sont-ils décrochés ?

100% des appels reçus sont décrochés avant la 3ème sonnerie.

Comment suis-je averti de mes appels hors rendez-vous ?

Vous êtes averti de vos appels en temps réel, en cas de transmission de message, par une mention sur votre agenda interactif ou contact téléphonique selon le choix que vous aurez fait.

Comment donner de nouvelles consignes/ instructions ?

A l'ouverture de la ligne :

Vous nous indiquez :

  • Vos phrases d'accueil, vos instructions en matière de renseignements à demander et de pièces à fournir (nom, tel, mail, etc..)
  • Pour la gestion de votre agenda : la durée de vos rendez vous et les jours de rendez vous. Vous pouvez intervenir directement sur votre agenda pour préciser les jours de rendez vous, les plages horaires, etc….

A tout moment en cours de contrat :par téléphone avec confirmation par mail, ou par mention sur votre agenda interactif.

Comment s'organise la gestion de mon agenda ?

Nous répondons aux appels de votre cabinet ou de votre société et gérons automatiquement votre agenda grâce à notre système de gestion interactive des appels permettant que chaque rendez-vous pris par nous ou par vous-même soit instantanément synchronisé.

J'ai très peu d'appels. Puis-je utiliser vos services ?

Oui, grâce à la facturation à l’appel, vous payez uniquement suivant le nombre d’appels reçus et bénéficier :
- Du même accueil téléphonique de nos télésecrétaires professionnelles.
- Même qualité de service et mêmes prestations.
- Mais à tout petit prix.

J'utilise un téléphone portable et une boîte vocale. Ai-je vraiment besoin de vos services ?

Vous êtes constamment dérangé sur votre téléphone portable et vous devez rappeler les patients entre deux rendez vous.

L'accueil professionnel de nos télésecrétaires est bien plus chaleureux qu'un répondeur machinal, qui peut intimider certains patients et vous fait gagner du temps.

Comment transférer et reprendre ma ligne ?

Le transfert de votre ligne téléphonique est simple et rapide. Cependant pensez à consulter votre opérateur.

Qu'en est-il du paiement ?

Un dépôt de garantie sera demandé en fonction du nombre d'appel prévisionnel.

Une facturation mensuelle sera établie en fin de mois, en fonction du nombre d’appels reçus et du tarif souscrit. Cette facture devra être réglée à réception.

Suis-je engagé dans la durée ?

Suivant le contrat choisi : soit sans engagement, soit mensuel, soit trimestriel.

Nous avons un cabinet à deux médecins : vaut-il mieux faire appel à vos services ou prendre une secrétaire ?

Cela vous évite de subir le coût d’un secrétariat à temps plein ou temps partiel (salaires, charges sociales, congés payés, etc…).

Vous pouvez très avantageusement utiliser nos services de permanence téléphonique avec gestion d’agenda en maîtrisant le coût.